Návod: výmena starého programu podvojného účtovníctva za Profit365

Sumár pre majiteľov a manažérov

Množstvo firiem odkladá výmenu starého účtovného softvéru za nový, pretože sa boja zdanlivého množstva práce, ktorú treba vykonať. V skutočnosti ide o prácu na jedno dopoludnie, ktorú zvládne váš účtovník, účtovná firma, či fakturant alebo asistentka. Je to jednoduché. Z predchádzajúceho účtovného programu si prenesiete zostatky účtov a po jednotlivých položkách ich vložíte ako koncové stavy minulého roka do nového softvéru.

Začať dokonca môžete ihneď v novom programe aj bez toho a počiatočné stavy doplníte neskôr.

Čo by ste mali vedieť na úvod?

V Profit365 sú dáta ONLINE

Online účtovníctvo je nepretržitý prístup k finančným údajom, čo ocenia najmä rozcestovaní majitelia firiem. Pracujete vždy s najnovšími dátami, napr. pred minútou vystavená faktúra sa prejaví v obrate aj saldokonte.

Vždy dostupný a aktuálny prehľad o financiách

V Profit365 sú dáta kompletne dostupné aj z predchádzajúcich rokov, aby ste ich mohli analyzovať a kedykoľvek k nim až do posledného detailu pristupovať. Stačí doklad vyhľadať alebo zadať v prehľadoch potrebné dátumy od-do.

Prehľadný import a export dát

Vložiť dáta z predchádzajúcich účtovných programov je možné prostredníctvom excel súboru, ktorý je potrebné správne vyplniť, aby import dát prebehol hladko. Systém automaticky natiahne a zatriedi všetky položky, ktoré boli vyplnené v dodanej excel tabuľke.

Export dát zo softvéru je možné urobiť kedykoľvek, podľa potreby, aj z predchádzajúcich rokov. Dáta si tak môžete archivovať alebo analyzovať aj mimo softvér. Pri exporte sa ukladajú v prehľadných tabuľkách.

Čo si treba uvedomiť pri otváraní kníh?

1. Začať môžete aj bez počiatočného stavu.
2. Ak zadáte počiatočný stav a koncom marca zistíte, že sa zmenil, tak to jednoducho opravíte. Samozrejme, aby to bolo bezpečné, zmeny má pod kontrolou účtovník. Počiatočné stavy sa môžu dopĺňať priebežne. Jediný dôvod na ich skompletizovanie je mať čo najskôr správne výsledky z aktuálneho obdobia.

Ako začať

1. Krok – úprava účtovej osnovy

Registráciou novej firmy sa automaticky vytvorí základná osnova. Treba doplniť účty a skontrolovať nastavenie aby sa všetky nové doklady v novom roku správne účtovali. Položky v cenníku sa dajú dopĺňať priebežne, tak ako sa vyskytnú v dokladoch.

2. Krok – čo budete potrebovať zo starého systému

Výstup z hlavnej knihy s konečnými zostatkami po jednotlivých analytikách, inventúru skladu a podrobný výpis zo saldokonta.

3. Krok – Výsledovkové účty

Bežne sa s výsledovkovými účtami pri otváraní účtovných kníh nepracuje. Nie je to povinné ani v Profit365, ale ak zadáte aspoň podľa syntetík, bude sa mať ako na výsledovke vypočítať predošlé obdobie. Je to najjednoduchší spôsob, ako dostať neskôr zo systému kompletnú výsledovku, preto to odporúčame.

Vytvorte interný doklad s dátumami 31. 12. 2013 (Ak začínate od 1. 1. 2014). Účet v hlavičke je 701001 a jednotlivé zostatky zadajte na riadkoch. Nemusí byť úplne podľa analytík, postačí ak sumu za celú syntetiku priradíte na jeden z účtov danej syntetiky.

4. Krok – pokladňa

Vytvorte príjmový pokladničný doklad do každej pokladne s dátumom 31. 12. 2013. Na riadku je účet 701001. Ak je pokladňa v cudzej mene, zadajte zostatok v tejto mene a kurz prepíšte podľa kurzu, ktorým bola v starom systéme pokladňa prehodnotená.

5. Krok – banka

Vytvorte zápis do každého bankového účtu s dátumom 31. 12. 2013. Do zápisu zadajte jeden príjmový riadok a účet je 701001. Ak zadávate zostatok na kontokorent, zadajte výdajový riadok. Pre účty vedené v cudzej mene zadajte v príslušnej mene, kurz prepíšte aby bol rovnaký, s akým bola banka prehodnotená v starom systéme.

6. Krok – účty zásob

Na každý sklad vytvorte príjemku s dátumom 31. 12. 2013. Na sklad prijmete všetko podľa inventúry skladu. Množstvo aj cenu. Účet na riadku prepisujte na 701001. Ak ste v starom účtovníctve viedli správne sklad, výsledná suma na účte zásob bude rovnaká ako zostatok v hlavnej knihe zo starého účtovníctva. Často sa stáva, že medzi evidenciou zo skladu a účtovníctvom je rozdiel. To sa dá vyriešiť dvomi spôsobmi:

• Vyrovnať tento rozdiel v starom účtovníctve. Ak je niečo nepresné v starom systéme, nech to v ňom aj zostane.
• Ak to v starom účtovníctve nepôjde, tak do interného dokladu s ktorým budete otvárať „obyčajné“ účty doplňte aj riadky s opravou zostatku. Zaúčtujete iba rozdielnu sumu s popisom, že ide o rozdiel medzi dokladovou inventúrou a účtovným zostatkom. Následne si ale zabezpečte od zodpovedných rozhodnutie čo s rozdielom a hneď na začiatku roku túto sumu preúčtujte iným interným dokladom do nákladov alebo mimoriadnych výnosov. Pokiaľ to nespravíte, bude sa vám tento rozdiel ťahať stále.

7. Krok – faktúry

Do príslušných šanónov, spravidla podľa priradeného účtu 311 a 321, povkladajte faktúry tak ako boli pôvodne zaevidované. Zvoľte zadanie čísla dokladu ručne, aby ste mali aj v novom systéme zadané pôvodné čísla dokladov. Faktúry sa zadávajú bez DPH s jedným riadkom, na ktorom je suma zostatku a účet 701001.

Ak je faktúra v cudzej mene, odporúčame ju aj v počiatočnom stave zadať v tejto mene a kurz prepísať podľa kurzu, ktorým bola v starom systéme faktúra prehodnotená.

8. Krok – ostatné saldokontné účty

Zápisy sa robia obdobne ako faktúry, ale do šanónov pre interné doklady. V hlavičke sú údaje potrebné pre neskoršie párovanie platby – dátumy, partner, variabilný symbol. V hlavičke uveďte aj účet saldokontného účtu. Na riadku dajte sumu zostatku a účet 701001. Odporúčame na záložke „Zaúčtovanie“ skontrolovať, či ste „trafili“ správnu stranu MD – DAL.

9. Krok – ostatné súvahové účty

Vytvorte interný doklad k dátumu 31. 12. 2013, v hlavičke účet 701001 a na riadkoch jednotlivé analytické účty. Účty zásob, majetku, pokladne, banky a saldokonta sa v tomto doklade vyskytnú iba v prípade, že potrebujete vyrovnať rozdiel medzi dokladovou evidenciou (inventúrou) a účtovným zostatkom na účte zo starého účtovníctva. Ak ste zadali do počiatočného stavu aj výsledovkové účty, nezadávajte účet 431, ten sa už prenáša automaticky.

10. Krok – majetok

Majetok sa zaradí s dátumom skutočného zaradenia a účet obstarania je v tomto prípade 701001. Po zaradení sa automaticky vygeneruje celý odpisový plán, teda aj do minulých rokov. Interným dokladom s dátumom 31. 12. 2013 preto odúčtujte vygenerované historické odpisy za účte 551 oproti účtu 701001.