Návod ako si prepojiť e-shop s Profit365.

10 novembra, 2017

Integrácia eshopu s Profit365 zvyčajne znamená prenos faktúr alebo objednávok, zákazníkov a informácií o skladových zásobách. Pred začatím samotnej integrácie je potrebné definovať:

  1. počet predajných kanálov - predávam iba cez eshop, alebo mám aj kamenný predaj, B2B, obchodníkov?
  2. ktorý systém je master systém?
  3. chcem evidovať predajné položky v Profit365?
  4. chcem do Profit365 prenášať aj zákazníkov z eshopu?
  5. v ktorom systéme vytváram fakturu pre zákazníka - eshop alebo Profit365?
  6. mám sklady a chcem mať v eshope aktuálny dostupné množstvá na sklade?

 Na základe odpovedí sa následne vyvíja proces integrácie.

1. Predajné kanály

Firma môže predávať svoje produkty a služby cez viacero predajných kanálov, napríklad eshop, kamenná predajňa, B2B (obchodníci), veľkosklad, mobilné predajné miesta (napr. na výstavach).

Pokiaľ má firma iba jeden predajný kanál, napríklad eshop, nie sú potrebné žiadne mimoriadne nastavenia. Ak má firma viacero predajných kanálov, napríklad eshop, kamennú predajňu a B2B predaj, je potrebné definovať globálne pravidlá predaja a implementovať ich pre každý predajný kanál. Pri predajných faktúrach je napríklad potrebné dodržať správne číslovanie faktúr.

V prípade predaja cez viac predajných kanálov zvýkne zabezpečovať spracovanie objednávky logistické oddelenie, ktoré expeduje tovar a vytvára faktúru v Profit365, čím sa zabezpečí správny číselný rad. Pokiaľ jeden alebo viac kanálov vytvára vlastné faktúry, mimo Profit365, najefektívnejší spôsob zapezpečenia správneho číslovania faktúr je vytvorenie vlastného číselného radu pre každý kanál. 

Číselné rady v Profit365 zabezpečujú počítadla a šanóny.

2. Master systém

Master systém je ten, v ktorom sa centralizujú informácie a z ktorého sa tieto informácie distribuujú do ďalších systémov. Napríklad stav skladových zásob alebo master dáta. Medzi master dáta patria napríklad informácie o zákazníkoch, predajných položkách a i.

Ak firma predáva iba prostredníctvom jedného eshopu, nie je potrebné definovať master systém - údaje o zákazníkoch a položkách jednoducho spravuje v eshope. Do Profit365 sa presúvajú iba základné údaje z faktúr pre evidenčné účely.

Pokiaľ však firma predáva cez viacero predajných kanálov, je potrebné, aby všetky informácie o predaji boli navzájom prepojené. Napríklad ak sa cez eshop predá konkrétna položka, je potrebné, aby sa korektne upravili skladové zásoby pre túto položku v master systéme, a aby sa následne korektne preniesli skladové zásoby do ostatných systémov.

3. Predajné položky

Zásadný dôvod pre evidenciu predajných položiek je potreba vedenia skladu. Ďalší dôvod môže byť tvorba predajných štatistík (napr. najpredávanejšie položky, najhoršie predávané položky). V opačnom prípade je evidencia položiek nepotrebná a zvyšuje náročnosť integrácie.

Ak sa rozhodnete pre evidenciu položiek, je potrebné zabezpečiť, aby boli položky vo všetkých systémoch označené rovnakým jedinečným kódom, nazývanym SKU. V Profit365 sa pre tento účel využíva Kód na položke.

Na základe SKU prebieha párovanie položiek v skladových pohyboch. Zle resp. nepresne nastavený SKU má za následok nesprávne stavy skladových zásob.

Príklad:

Spolupracovali sme na implementácií prepojenia pre klienta, ktorý predáva cez niekoľko eshopov. Predajná položka sa predáva práve v jednom eshope, žiadnu položku nepredáva súčastne v dvoch a viac eshopoch. Klient sa rozhodol pre evidenciu položiek. Položky do jednotlivých eshopov rozlišuje podľa tagov. Ako master systém sme zvolili Profit365.

Správu predajných položiek sme nastavili tak, že položky sú prvotne vkladané do Profit365. Na infraštruktúre klienta je nasadený scheduled job, ktorý v hodinových intervaloch z Profit365 API zisťuje zmeny na predajných položkách vykonané od posledného behu (tj. za poslednu približne hodinu). Request:

https://api.profit365.eu/1.2/catalogs/items/all?editedAt=2016-05-09T08:00:00&tag=eshop1

Dostaneme zoznam položiek, ktoré boli upravené alebo pridané od posledného behu. Tento zoznam iterujeme, podľa kódu položky nájdeme položku v eshope a upravíme ju. Zákazník následne položku upravuje na strane eshopu, kde nastavuje webový obsah, fotky a i. Tieto úpravy do master systému spätne neprenášame.

4. Zákazníci

Rovnako ako v prípade predajných položiek, aj pre evidenciu zákazníkov nakupujúcich cez eshop, aj v Profit365, musí byť zásadný dôvod. Väčšina integrácií, pri ktorých sme poskytovali podporu, prebieha bez evidencie zákazníkov. Profit365 umožňuje do faktúr priamo vkladať údaj o zákazníkovi ako textový údaj, čiže faktúru je možné vytvoriť aj bez samostatnej evidencie zákazníka.

Pokiaľ sa pre integráciu zákazníkov rozhodnete, rovnako ako pri predajných položkách, aj zákazníkov je potrebné prepojiť prostredníctvom jedinečného kódu. Tento kód ale nemusí byť rovnaký vo všetkých systémoch. Profit365 umožňuje zákazníkovi priradiť až 5 kódov, ktoré slúžia práve pre prepojenie s externými systémami.

Príklad:

Navrhovali sme prepojenie pre klienta, ktorý predáva iba cez jeden eshop. Rozhodol sa neevidovať položky ani zákazníkov v Profit365, spravuje ich iba na strane eshopu. Predajný proces sme nastavili tak, že potvrdené objednávky na strane eshopu prenášame do vystavených faktúr v Profit365. Túto schému sme nazvali order-to-invoice.

Na infraštruktúre klienta je nasadený scheduled job, ktorý v hodinových intervaloch získa zoznam novopotvrdených objednávok na strane eshopu. Zoznam následne iteruje a každú objednávku samostatne odosiela do vystavených faktúr v Profit365 API. Informáciu o zákaznikovi posielame ako formátovaný textový údaj v poli partnerAddress.

    POST https://api.profit365.eu/1.3/sales/invoices     
    
    ClientID: b40a9641-291e-44a2-a81c-613b620e5eb3     
    ClientSecret: *** hidden credentials ***     
    Authorization: Basic *** hidden credentials ***     
    CompanyID: 96e9eded-f2b1-495d-8750-ad6fa457d473     
    
    {             "ordnerID": "9821428c-8c30-430e-9d82-13fc4092bbcf",         
        "warehouseID": "f64e32b9-7562-45df-b468-3a2f976242d2",         
        "partnerAddress": "Milan Vesely\r\nHlavna ulica 4\r\nBratislava",         
        "dateCreated": "2015-01-01"         
        "itemsComment": "Fakturujeme Vám za...",         
        "rows": [{                     "code": null,             
            "name": "Názov položky z eshop objednávky",             
            "priceVAT": 12.99,             
            "itemID": null,             
            "quantity": 10         
        }]         
    } 

5. Faktúry

Bežný predajný cyklus vrámci eshopu pozostáva z týchto krokov:

  1. vytvorenie objednávky zákazníkom
  2. potvrdenie objednávky obsluhou eshopu
  3. prijatie platby (voliteľné, neplatí napr. pri platbe dobierkou) 
  4. vystavenie faktúry
  5. fyzické vybavenie objednávky
  6. notifikovanie zákazníka o vybavení objednávky
  7. uzavretie objednávky

V prípade, že má firma iba jeden predajný kanál - eshop - vystavenie faktúry sa zvyčajne vykonáva priamo v eshope. Zjednodušuje to prácu obsluhe eshopu, pracuje v jednom prostredí ktore pozná. Do Profit365 sa následne prenáša vytvorená faktúra, s existujúcim číslom faktúry, rešpektujúc sumy a iné hodnoty z eshopu.

V špecifických prípadoch, napríklad keď eshop neumožnuje vytvárať faktúry, sa do Profit365 prenesie iba údaj o cenách a počtoch produktov, na základe ktorých Profit365 vytvorí fakúru.

Pokiaľ má firma viac predajných kanálov, z eshop (eshopov) sa presúvaju objednávky, ktoré následne spracúva logistika v Profit365 do výdajok a faktúr.

6. Skladové zásoby

Evidencia skladov v Profit365 prebieha prostredníctvom príjemok a výdajok t.j prijem tovaru na sklad/ výdaj tovaru zo skladu, ktorých výsledkom je stav skladu respektíve skladové zásoby.

Firma si môže vybrať, či chce viesť kompletnú evidenciu skladu priamo v Profit365 alebo len čiastočnú  t.z časť skladových transakcií bude prebiehať cez eshop.
Spôsob evidencie skladových zásob zavisí aj od počtu  predajných kanálov.
Ak firma predáva iba prostredníctvom jedného eshopu, postačuje evidencia zásob, t.j. dostupného množstva tovaru v eshope. Pokiaľ firma predáva prostredníctvom viacerých predajných kanálov, vzniká potreba centrálnej evidencie zásob.
 

Profit365 poskytuje v reálnom čase informácie o skladových zásobách, ktoré je možné v pravidelných intervaloch alebo ad hoc integrovať do eshopov. Stav na sklade zobrazuje všetky potrebné údaje, k okamžitému prehľadu skladových zásob t. j  sklad, na ktorom sa tovar nachádza, konkrétny tovar spolu s nákupnou aj predajnou cenou. Reálny počet tovaru v merných jednotkách aj v eurách, ktorý je k dispozícií pre ďalšie transakcie a samozrejme aj počet prijatých a vydaných kusov za zvolené obdobie

 
V prípade evidencie viacerých skladov resp. cez viacero predajných kanálov je možné presúvať tovar z jedného skladu na druhy prostredníctvom medziskladového presunu, bez potreby vytvorenia samostatnej výdajky a príjemky.
 
Ak sa firma rozhodne viesť evidenciu výdaja zo skladu prostredníctvom eshopu, po zintegrovaní eshopu s Profit365 je následne možné už priamo v Profit365 vytvoriť prostredníctvom jedného tlačidla príjemku na sklad.
 
V prípade potreby členenia príjemok/ výdajok je možné rozdeliť evidenciu a číselný rad prostredníctvom šanónov a počítadiel, tak ako je to v prípade ostatných dokladov.

V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte prosím kontaktovať na našej zákaznickej linke +421 2 321 21 091, alebo na support@profit365.eu.

S pozdravom a prianím pekného dňa

Váš Profit365 :)


Páči sa vám tato novinka? Zdieľajte ju

Web Profit365 používa cookies. Prehliadaním tohoto webu súhlasíte s ich používaním. Viac info OK